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Geschäftsreisen 2019: Neuerungen und Trends

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Im neuen Jahr gibt es neben Neuerungen und Veränderungen, die Auswirkungen auf Planung, Durchführung und Abrechnung von Geschäftsreisen haben, auch Trends, die man kennen sollte. Im Folgendem stellt der Geschäftsreise-Experte Comtravo die wichtigsten Veränderungen und Trends vor.

1. Neue Verpflegungspauschalen

Die Spesensätze werden jährlich vom Bundesministerium angepasst. Für 2019 werden in 33 Ländern geänderte Beträge eingeführt. In einigen Staaten oder Städten wurde nur die Übernachtungspauschale verändert, und in manchen Ländern bezieht sich die Änderung nicht auf das gesamte Land, sondern nur auf bestimmte Großstädte bzw. Regionen. In Europa gibt es neue Regelungen für Österreich, Polen, Spanien und Griechenland. Eine Übersicht über alle Neuerungen bietet das Bundesministerium unter folgendem ​Link​.

2. Höhere Kosten

2019 werden die Ausgaben für Geschäftsreisen steigen. Dies ist auf weltweit steigende Preise, aufgrund von höherer Nachfrage und steigender Ölpreise zurückzuführen. Bei Hotelpreisen ist eine Steigerung von 3,7 % zu erwarten, bei Flugtarifen ist mit 2,6 % Steigerung zu rechnen. Um die Kosten möglichst auf Vorjahresniveau zu halten, empfiehlt es sich, langfristiger zu planen und Optionen zu vergleichen.

3. Streckenarbeiten bei der Deutschen Bahn

Die Deutsche Bahn beginnt im nächsten Jahr mit umfassenden Sanierungsarbeiten, die sich über die kommenden fünf Jahre erstrecken. Im Juni 2019 geht es mit dem Teilabschnitt Hannover-Göttingen los. ​Für Reisende auf der Strecke bedeutet das langsamere Zugverbindungen und Verzögerungen von etwa 30 bis 45 Minuten. Zudem kommt es zu ​Kapazitätsbeschränkungen zwischen Hamburg bzw. Berlin und Frankfurt sowie Hamburg und München. Gegebenenfalls ist es sinnvoller, auf diesen Strecken auf Auto oder Flugzeug auszuweichen, um unnötige Verspätungen zu vermeiden.

4. Im Trend: Sharing Economy

Der Trend der Sharing Economy, zu denen Dienste wie Uber, Car2go, Flinkster, Airbnb und Wunderflats zählen, ist im Geschäftsreisebereich angekommen und wird auch 2019 weiterhin ein Thema sein.

Vor allem im Transportbereich zeigt sich dies deutlich: Eine Umfrage von FreshBooks ergab, dass 2014 das Verhältnis zwischen Taxi und Uber unter Kleinunternehmern bei 3:1 lag. Im Jahr 2017 hat es sich dann zu 1:3 gedreht. Auch bei Unterkunftsangeboten wie Airbnb ist die Zahl bei Kleinunternehmern in den letzten Jahren ebenfalls gestiegen, wenn auch weniger stark – 2014 war das Verhältnis Hotel zu Airbnb bei 16:1. 2017 dann schon bei 6:1.

Noch stehen Bonusprogramme und spezielle Firmenrichtlinien oft einer Nutzung von Sharing-Diensten, aufgrund von Sicherheits- und versicherungsrechtlichen Bedenken, im Wege. Jedoch wird auf beiden Seiten daran gearbeitet, diese Hürden zu überwinden, denn Nachhaltigkeit ist auch im Geschäftsreisebereich ein wichtiger Aspekt.

5. Beliebt: Komplettservice

Ein weiterer Trend, der 2019 zu erwarten ist, sind die sogenannten Komplettservice-Angebote. Neben dem klassischen Service vom normalen Buchen und Verwalten einer Reise fordern Unternehmen immer häufiger eine Rund-um- und Komplettbetreuung. Komplettservice bedeutet in diesem Fall neben der Reiseplanung auch Visum-Support, Check-in-Unterstützung und Taxi-Buchungen.

6. Abrechnung leicht gemacht

Digitalisierung ist hier das Schlagwort. Mit smarten Abrechnungs-Tools, wie z. B. Expensify, lässt sich viel Zeit spar​en. Statt alle Belege zu sammeln und dann einzuscannen oder gesammelt an die nächste Abteilung zu geben, kann man die Belege einfach direkt mit dem Handy fotografieren und hochladen. Automatisiertes Ausgaben-Management erleichtert die Reise und bedeutet weniger Aufwand. Die nächste Stufe der Automatisierung ist die Nutzung eines Tools und Services, das die Zahlung durch Kostenübernahme komplett übernimmt. Hotel- und Transportkosten werden über einen Anbieter gezahlt.

Über Comtravo

Bei Comtravo kann man nicht nur im eigenen Buchungsportal seine Geschäftsreisen buchen, sondern auch mit einer Textnachricht, beispielsweise per E-Mail. Comtravo wandelt die Textanfrage durch NLP (Natural Language Processing) in strukturierte Daten um und liefert basierend auf zuvor angegebenen Präferenzen sowie dem bisherigen Buchungsverhalten die besten Reiseoptionen. Die gewünschte Option wird mit einem Klick gebucht. Die Abrechnung erfolgt direkt über das Unternehmen, sodass keine Belege gesammelt werden müssen.

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