Die systematische Erfassung der Arbeitszeit ist seit 2023 gesetzliche Pflicht und zieht so auch im Mittelstand ein. Wo sich Mitarbeiterzahlen im Vergleich zu Großkonzernen in der Regel eher in Grenzen halten, wird dabei oftmals noch auf eher klassische Verfahren gesetzt. Ob mittels Papier und Stift oder einer Erfassung in Excel-Tabellen, moderne, digitale Lösungen der Zeiterfassung finden hier seltener Einzug. Dabei gibt es gute Gründe, auch in mittelständischen Unternehmen auf eine digitale und zeitgemäße Erfassung der Arbeitszeit zu setzen.
Gesetzliche Verpflichtung
Zunächst liegen die Vorzüge moderner Zeiterfassung sicherlich in der Einhaltung gesetzlicher Pflichten. Diese Pflicht wurde erstmals im Jahr 2019 angedeutet. Damals hatte der EuGH bestimmt, dass die Mitgliedstaaten der EU Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein System einzuführen, in welchem die geleistete Arbeitszeit täglich in einer objektiven, verlässlichen und zugänglichen Weise gemessen werden kann. Konkret in die Tat umgesetzt wurde dies in Deutschland dann mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts am 13. September 2022. Dabei geht es nicht nur um die Einführung und Bereitstellung eines solchen Systems, sondern auch um die verpflichtende Nutzung.
Eine digitale Zeiterfassung wird zwar nicht vorgegeben, aber die Anforderungen, Arbeitszeiten objektiv, verlässlich und zugänglich zu erfassen, lassen sich damit am einfachsten umsetzen.
Planung, Abrechnung und Übersicht
Doch die Argumente für digitale Zeiterfassung im Mittelstand gehen weit über die gesetzliche Konformität hinaus. Moderne Zeiterfassungssoftware ist in der Lage, nicht nur Kommen- und Gehen-Zeiten zu erfassen, sondern vereinfacht auch verschiedene Abrechnungsverfahren. Mit ihr als Grundlage sind Lohn- und Gehaltsabrechnungen präzise und auf die Minute genau anzufertigen – zu einem Bruchteil des bisherigen Aufwands. Auch für projektbezogene Angebotserstellungen und -abrechnungen bildet sie ein geeignetes Fundament.
Zeiterfassungssoftware bietet außerdem den Vorzug, dass geleistete Arbeitszeit für Mitarbeiter und ausgewählte Führungskräfte auf einen Blick sichtbar ist. Das hilft dabei, Überstunden und Minusstunden zu verhindern, da Mitarbeiter jederzeit einsehen können, wie viele Stunden ausstehen oder bereits getätigt wurden. Der Arbeitnehmerschutz wird also erleichtert.
Des Weiteren ist eine Zeiterfassungssoftware nicht als abgeschlossenes System zu verstehen. Viele Programme sind modular erweiterbar. Das bedeutet, dass je nach Bedarf und Wunsch weitere Funktionen gebucht werden können. Etwa ist die Erweiterung um eine eAU-Integration möglich. Das ist wichtig, schließlich ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mittlerweile gesetzliche Pflicht.
Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit
Zuletzt birgt die moderne Zeiterfassung im Mittelstand nicht nur gesetzliche und technische Vorteile: Auch die Mitarbeiter können von der Einführung eines digitalen Systems profitieren. Die Gewissheit, dass geleistete Arbeitszeiten über einen objektiven, computergestützten Weg erfasst werden, schafft Sicherheit und Vertrauen.
Außerdem ist die moderne Zeiterfassung neben ihrer Zuverlässigkeit durch eine leichte und intuitive Bedienbarkeit gekennzeichnet. Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter den PC, das Terminal, ein Tablet oder ein Smartphone nutzen – die Zeiterfassung funktioniert schnell und instinktiv. Mit der Einführung einer modernen Zeiterfassung ist daher nicht nur die bürokratische Hürde gemeistert, sondern sie steigert die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter.
