Er hat soeben, ohne es zu wissen, einen bewaffneten Überfall auf sich vereitelt. Und das allein mit seinem Bewusstsein für die Atmosphäre im Wagen, die sich von einer Sekunde zur anderen durch das Zusteigen des Mannes verändert hatte.   

Besonders auf Reisen in fremder Umgebung macht eine Vorbereitung des Reisenden einen elementaren Unterschied für den Verlauf der Reise. Dabei können schon kleine Hinweise die Sicherheit während der Reise erhöhen: Ob zum Beispiel die schlecht beleuchtete Seitenstraße am Hafen vermieden werden sollte. Oder die teure Armbanduhr im Hotelsafe bleiben sollte, da sie auf dem abendlichen Heimweg nur unnötig Aufmerksamkeit erregt.

In der Beratung begegnet es einem immer wieder, dass Reisesicherheit unter den Beschäftigten nicht sehr bekannt ist, obwohl die Reisetätigkeit in den letzten Jahren stets gestiegen ist. Da die Corona-Pandemie Geschäfts- und Privatreisen innerhalb kürzester Zeit drastisch verändert hat, werden Unternehmen und ihre Beschäftigten verstärkt auf Reisesicherheit und Notfallprozesse aufmerksam. Um Gefährdungen von Mitarbeitern bei Geschäftsreisen zu reduzieren und, wo möglich zu vermeiden, ist die Sensibilisierung und Vorbereitung auf Geschäftsreisen äußerst wichtig.

Die gute Nachricht ist: Durch Corona sind die Menschen gerade extrem aufmerksam auf das Thema Sicherheit im Ausland geworden. Unternehmen sollten den derzeitigen Schub nutzen, um ihre Mitarbeiter schon vor Reiseantritt dazu zu bringen sich mit dem Zielland und den damit einhergehenden Gefahren auseinanderzusetzten.

Ein Bewusstsein schaffen: Awareness

Awareness beschreibt das Bewusstsein über bestimmte Zustände, Dinge oder Themen. Wer etwa ein Bewusstsein für die Wahrnehmung seines Umfeldes hat, erkennt Gefahren schneller als andere und reist sicherer. Um ein solches Bewusstsein zu schaffen, können Unternehmen Awareness-Kampagnen zur Sensibilisierung einsetzen. Hierbei geht es darum, ein Bewusstsein für die Notwendigkeit der Sicherheit bzw. Reisesicherheit zu erzeugen. Für die Mitarbeiter ist es wichtig zu wissen, welche Strukturen es im Unternehmen für Travel Security gibt und wie die Firma die Sicherheit des Mitarbeiters auf Reisen unterstützt.

Die Beschäftigten eines Unternehmens sollen ein Bewusstsein für die Sicherheit auf Geschäftsreisen entwickeln. Jedoch ist hier zwischen zwei Awareness-Resultaten zu unterscheiden. Einmal die Awareness als Präsenz für das Thema Reisesicherheit als solches und einmal als Prävention vor Geschäftsreisen.

Awareness als Präsenz

Dass Awareness immer wieder im Unternehmen und bei den Mitarbeitern thematisiert wird, ist für die Prävention von Gefahren auf Geschäftsreisen hilfreich. Die Präsenz des Themas schafft Sicherheit. Zum Beispiel können aktuelle Ergebnisse und Informationen in den Onlineplattformen des Unternehmens oder einer Hauszeitung vorgestellt werden. Unternehmen, die Wert auf Reisesicherheit legen und ihren Beschäftigten kontinuierlich das Vorhandensein und den Nutzen der Reiseisicherheit präsentieren, steigern das Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter und können so effektive Präventionsmaßnahmen für Geschäftsreisen entwickeln.

Um eine Awareness-Kampagne so effizient wie möglich zu gestalten, sollten vier Phasen berücksichtigt werden:

• Aufmerksamkeit: Zuerst muss Aufmerksamkeit für das Thema Reisesicherheit entstehen, damit die Beschäftigten von der Existenz der Reisesicherheit erfahren (Dies ist momentan durch die Corona-Pandemie weitgehend schon geschehen).
• Verständnis: In dieser Hauptphase müssen Unternehmen zunächst Hintergrundwissen zu Sicherheitsthemen vermitteln, um so das Verständnis bei ihren Mitarbeitern zu steigern. Hier wird der Grundstein für das individuelle Sicherheitsverständnis gelegt, da sich die Einstellung und das Verhalten der einzelnen Mitarbeiter gegenüber Sicherheitsthemen verändert.
• Sensibilisierung: Sensibilisierung ist ein Kernelement, in dem die Beschäftigten ihr Bewusstsein für mögliche Risiken und relevante Sicherheitsmaßnahmen schärfen und festigen. Durch ein vorhandenes Sicherheitsbewusstsein lernen die Beschäftigten, kritische Situationen entsprechend einzuschätzen.
• Vermittlung: Sämtliche Abteilungen eines Unternehmens sollten in einer Awareness-Kampagne angesprochen werden, um sie für das Thema zu begeistern. Das Thema Reisesicherheit soll als ein unterstützender Aspekt für Reiseangelegenheiten gesehen werden, selbst wenn gegen ausgesprochene Empfehlungen gehandelt wird. Das Ziel ist es, die Beschäftigten zu motivieren, proaktiv auf den Verantwortlichen zuzugehen.

Awareness als Prävention

Awareness im Sinne der Prävention bezieht sich im Gegensatz zum Thema Präsenz auf konkrete vorbereitende Maßnahmen, die vor Beginn der Reise beachtet werden sollten, um eine mögliche Gefährdung von vornherein zu vermeiden. Geschäftsreisende können ein attraktives Ziel für Diebstahl, Betrug oder gar Entführung sein. Darum sollten Beschäftigte schon vor ihrer Reise lernen, wie sie von einem Soft Target zu einem Hard Target werden. Diese Bezeichnungen aus dem Militärbereich wurden in die Reisesicherheit übernommen. Dabei sind mit dem Begriff Soft Target Personen gemeint, die leichte Ziele für Kriminelle abgeben, da sie durch ihr Verhalten oder auch durch fehlende Schutzmaßnahmen der Gefährdung besonders schutzlos ausgeliefert sind. Demgegenüber ist ein Hard Target eine Person, die es einem Täter durch ihr Verhalten und Schutzmaßnahmen schwerer macht und damit die Gefährdung minimiert oder sogar vermeiden kann. Für den Täter spielen bei der Auswahl seiner Opfer Schutzmaßnahmen, Verfügbarkeit und Berechenbarkeit des Ziels eine wichtige Rolle.

Sind Geschäftsreisende sich der Risiken im Zielland bewusst, können sie riskante Situationen vermeiden und in Gefahrenlagen entsprechend handeln. In diesem Zusammenhang ist auch die Bedeutung des Low Profile zu sehen, wonach die Reisenden sich im Zielland möglichst unauffällig verhalten sollten.

Um ein Bewusstsein für die Sicherheit, besonders auf Geschäftsreisen, bei den Beschäftigten zu entwickeln, muss der Awareness eine besondere Aufmerksamkeit mit einem ganzheitlichen Konzept gewidmet werden. Damit ein Awareness- Konzept nachhaltig im Unternehmen implementiert werden kann, ist Expertenwissen die Erfolg bringende Komponente.

Awareness – also das Erkennen von Gefahren – ist bereits 50% der Sicherheit auf Geschäftsreisen. Die übrigen 50% sind entschlossenes Handeln, wenn die Situation es erfordert. Dieser Grundsatz hat auch dem Geschäftsmann in der U-Bahn geholfen, als er rechtzeitig die Veränderung der Atmosphäre im Wagen bemerkte und sich spontan dazu entschied auszusteigen. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter bereits vor Beginn einer Geschäftsreise auf mögliche Gefahren vorbereiten, schützen nicht nur ihre Beschäftigten auf Reisen, sondern stärken den Zusammenhalt in der Firma und minimieren die Risiken eines Reputationsschadens.

Autorin:

Frederike Rehn
Consultant Travel Security & Crisis Management bei der Corporate Trust GmbH

E-Mail: rehn@corporate-trust.de
Tel.: +49 89 599 88 75 80

1) Hotel Scandic, Potsdamer Platz, Berlin: Schon 1993 schrieb sich die schwedische Hotelkette das Thema Nachhaltigkeit auf die Fahne und initiierte nach eigenen Angaben als Erstes die mittlerweile gängige Praxis der Wiederverwendung von Handtüchern in Hotels („Hang up your towel if you want to use it again“). Weitere Maßnahmen im Auftrag der Umwelt: 100 Prozent Ökostrom, Lufttrockner statt Papierspender in den Waschräumen, Seife in nachfüllbaren Spendern und Bio-Produkte in der Hotelküche. Das 8-seitige umfassende PDF mit allen Details kann auf der Webseite des Hotels eingesehen werden.

2) Novotel München City Arnulfpark: Hier schlafen Geschäftsreisende beruhigt ein – angelehnt an die Grundsätze des Planet 21-Programms der AccorHotels-Gruppe, bietet das 4-Sterne-Novotel Holzbetten aus nachhaltig bewirtschafteten Wäldern. Der besondere Clou: Die Tagesdecken und Kissenbezüge bestehen aus recycelten Flaschen. Eine Photovoltaikanlage, umweltfreundliche Kosmetikprodukte, nachhaltige Zutaten im Restaurant sowie ein CO2-neutrales Gebäude sind weitere Aspekte, die das Hotel in Sachen Nachhaltigkeit verfolgt.

3) Citadines Arnulfpark, München: Das 4-Sterne-Aparthotel eröffnete dieses Jahr nach Renovierung wieder die Tore. Naturtöne und -materialien ermöglichen auch auf der Geschäftsreise Erholung. Ein weiteres Plus ist der papierlose Check-in bzw. Check-out. Im hoteleigenen Parkhaus stehen zudem Elektroauto-Ladestationen bereit.

4) Almodóvar Hotel, Berlin: In dem Bio-Hotel aus der 4-Sterne-Kategorie schlafen Gäste in Vollholzbetten und dinieren im vegetarisch-veganen Restaurant. Die Hotelköche bereiten alle Speisen mit Zutaten aus kontrolliert biologischem Anbau zu. Energie gewinnt das Hotel zu 100 Prozent nachhaltig; verwendete Textilien bestehen aus reiner, organischer Baumwolle.

5) Design Hotel Indigo, Düsseldorf: Ein echtes Schmuckstück unter den Hotels ist mit individuell eingerichteten Zimmern das Indigo. Mit Hilfe des Online-Systems IHG Green Engage-System kontrolliert das Hotel die Auswirkungen seiner alltäglichen Aktivitäten auf die Umwelt. So dokumentiert das System beispielsweise Energie-, Wasser- und CO2Verbrauch sowie die Menge an Abfall.

6) Raphael Hotel, Hamburg: Das naturnahe 3-Sterne-Superior Raphael Hotel befindet sich im nachhaltigen Gebäude „Wälderhaus“, das neben dem Hotel ein Restaurant und ein Waldmuseum mit einschließt. Im Raphael Hotel sorgen Erdwärme und die Anbindung an ein BiogasKraftwerk für kuschelige Wärme. Das begrünte Dach fängt ein Teil des Regenwassers ab. Ein besonderes Schmankerl: Die individuellen Zimmer sind nach heimischen Baumarten benannt, die bei der jeweiligen Inneneinrichtung verwendet wurden. Das Hotel liegt für Geschäftsreisende sehr günstig: Flughafen, Messe und Hauptbahnhof sind maximal 20 km entfernt.

7) Hotel UHU, Köln: Das 3-Sterne-Hotel besticht in vielerlei (nachhaltiger) Hinsicht: Vom Frühstück ohne Verpackungsmüll über einen klimafreundlichen CO2-Fußabdruck bis hin zum eigenen Blockkraftwerk, mit dem nach eigenen Angaben fast 90 Prozent des Stroms im Hotel sowie drei Viertel der Heizenergie gewonnen wird. Weiteres Plus für Geschäftsreisende: Hauptbahnhof, Messe und Flughafen sind mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

Die Empfehlungen basieren nicht auf Umwelt-Zertifizierungen, sondern auf persönlichen Erfahrungen und Einschätzungen von profitrip.

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Für die DRV-Studie wurden die Geschäftsreisenden zunächst aufgefordert, die Wichtigkeit einzelner Aspekte für Geschäftsreisen zum aktuellen Zeitpunkt anzugeben. Anschließend mussten sie einschätzen, ob die Relevanz dieser Faktoren in den kommenden Jahren steigen oder sinken wird. Topwerte erzielt jeweils der Aspekt „Effizienz bei der Planung und Durchführung einer Geschäftsreise“: 97 Prozent finden dies bereits jetzt wichtig, 93 Prozent gehen von einer steigenden Bedeutung aus.

„Hier klaffen Anspruch und Wirklichkeit oft deutlich auseinander“, sagt Stefan Vorndran, Vorsitzender des Ausschusses Business Travel im DRV. „Noch immer lassen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter selbst die Reisen organisieren anstatt dies in die routinierten Hände von Experten zu geben. Das treibt die indirekten Kosten in die Höhe.“

Den größten Sprung nach oben in der Relevanz macht aus Sicht der Geschäftsreisenden das Thema Umweltschutz und Nachhaltigkeit. Nur sieben von zehn Befragten halten dies jetzt schon für relevant, aber 84 Prozent glauben, dass Unternehmen sich zukünftig stärker der Frage widmen müssen, wie ihre Mitarbeiter umwelt- und klimaschonender reisen können.

Neue Werte verändern auch Geschäftsreisen

Etwas kleiner ist die Differenz beim Thema „sinnvolle Verbindung von Arbeit und Freizeit“ auf Geschäftsreisen, also der Work-Life-Balance. 73 Prozent finden dies bereits jetzt wichtig, 80 Prozent gehen von einer höheren Relevanz in Zukunft aus. „Dies bestätigt die Werteverschiebung, wie sie der sogenannten Generation Y zugeschrieben wird“, sagt Stefan Vorndran. „Die jungen Fachkräfte wollen heute zwar einen anspruchsvollen Job, aber auch den entsprechenden Ausgleich.“

Ebenfalls ein Trendthema im Zusammenhang mit Geschäftsreisen ist das Risikomanagement. Schon jetzt finden 83 Prozent, dass die gezielte Bereitstellung von Informationen zu Reiserisiken für die Mitarbeiter wichtig ist, etwa bei Reisen in Krisenländer. 88 Prozent denken, dass dies noch wichtiger werden wird, was angesichts aktueller Unruhen in der Ukraine, Israel, Kenia und Nigeria plausibel erscheint.

Unternehmensentscheider, die ihr Travel Management professionalisieren und verbindliche Standards etwa für nachhaltiges Reisen festlegen wollen, können sich dafür Unterstützung von Geschäftsreisebüros holen. Die Spezialisten sorgen auch dafür, dass Reisen effizient ablaufen, dass Mitarbeiter gut informiert sind und nicht unnötig Zeit verlieren. Das trägt zur Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen und mehr Zufriedenheit bei den Reisenden bei.

Zur Studie „Chefsache Business Travel 2014“

Die Studie „Chefsache Business Travel 2014“ wurde im Auftrag des Deutschen ReiseVerbands (DRV) durchgeführt. 110 Geschäftsführer, die selbst regelmäßig auf Geschäftsreisen sind, sowie 110 geschäftsreisende Führungs- und Fachkräfte aus Unternehmen ab 250 Mitarbeitern wurden dafür zum Thema Geschäftsreisen befragt. Die Daten wurden vom 2. bis 14. Oktober 2013 erhoben.

Bildnachweis: Dirk Maus / pixelio.de