Der Mittelstand auf der Überholspur

Im Zuge dessen werden auch immer mehr Workloads aus dem eigenen Rechenzentrum in die Cloud gehievt. Und genau hier zeigt sich die Innovationskraft und Stärke des Mittelstands, wie eine Studie verdeutlicht, die Mimecast im Dezember 2020 unter 200 Entscheidern in deutschen Unternehmen durchgeführt hat: 68,7% der mittelständischen Unternehmen setzen bereits auf die Cloud oder ein Hybridmodell von Cloud und On-Premise. Damit haben sie im Vergleich zu Konzernen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern die Nase vorne. Von ihnen sind nur etwas mehr als die Hälfte in der Cloud oder mit einem hybriden System ausgestattet. Dabei setzen alle Unternehmen mit der Entwicklung auf ein großes Ziel: Sie wollen schneller, effizienter und kostengünstiger operieren. Beschleunigt wurde diese Entwicklung natürlich auch durch die COVID-19-Pandemie. Zahlreiche Unternehmen mussten dafür sorgen, ihren Mitarbeitern innerhalb kürzester Zeit Home-Office Lösungen bereitstellen, um betriebsfähig zu bleiben. Damit einher ging vor allem die Belastung von IT-Sicherheitsteams.

Innovationsfähigkeit ist das A und O des Mittelstands

Als Treiber in der deutschen Wirtschaft erscheint es also nur konsequent, dass der Mittelstand vorangeht. Trotzdem lohnt es sich, die Argumente für die Cloud genauer zu betrachten:

• 46,1% der Befragten sehen die Standardisierung der IT-Infrastruktur als pro Argument für die Cloud-Nutzung
• 45,1% der Befragten empfinden die schnellere Bereitstellung von Lösungen und Funktionen als Argument für den Einsatz der Cloud
• 45,1% nennen die erhöhte IT-Sicherheit als Vorteil der Cloud-Nutzung

Außerdem fürchten Mittelständler um folgende Konsequenzen, wenn sie zu langsam auf Cloud-Anwendungen setzen oder sogar ganz auf diese verzichten würden:

• 29,4% der Befragten befürchten eine langsamere Time-To-Market
• 29,4% der Befragten vermuten Einschränkungen bei der mobilen Arbeit
• 34,3% der Befragten sehen die Gefahr, dass ihre Innovationsfähigkeit Schaden trägt
• 31,4% der Befragten nennen Nachteile in der IT-Sicherheit im Zusammenhang mit verpasster Cloud-Adaption

Gerade im Zuge der Digitalisierungsbestrebungen in den Unternehmen sind das Folgen, die nicht zu verachten sind. Wer in einer sich schnell verändernden, dynamischen Geschäftswelt keine Innovationen zeitnah auf die Straße bekommt, der büßt seine Marktposition schnell ein. Und wer seinen Mitarbeitern ein unmodernes Arbeitserlebnis präsentiert, der wird diese Defizite in Sachen Effizienz und Produktivität schnell zu spüren bekommen. Es wäre nicht auszudenken, welche Folgen es hätte, wenn eine zeitkritische Aufgabe aufgrund mangelnder Flexibilität nicht rechtzeitig umgesetzt werden kann. Vor allem jetzt, wo viele Menschen im Zuge der Corona-Pandemie im Home-Office arbeiten müssen, macht sich mangelnde Flexibilität schnell bemerkbar. IT-Sicherheitsteams stehen unter einer enormen Belastung und die Anzahl an Cyberattacken ist im vergangenen Jahr in die Höhe geschossen. Diese COVID-bedingten Zusatzbelastungen werden in absehbarer Zeit nicht verschwinden und IT-Sicherheitsteams müssen sich den neuen Herausforderungen stellen. Gerade die Verringerung bzw. der Wegfall von Investitionskosten, maximale Skalierbarkeit ohne zusätzlichen Hardwareeinsatz und eine Entlastung der IT-Abteilung versprechen hier Vorteile durch die Cloud-Adaption. Außerdem können Cloud-basierte Sicherheitsfunktionen dabei helfen, die massiv verteilte Infrastruktur, die sich aus der Remote-Arbeit ergibt, unter Kontrolle zu bringen. Neben der Nutzung der Cloud sollten Mittelständler weitere Schritte beachten, um während und auch nach der Pandemie ihre Innovationskraft beizubehalten. Dazu gehört die Sensibilisierung der Mitarbeiter durch Cybersecurity-Trainings, denn menschliche Fehler gelten als höchstes Risiko bei der Cyberabwehr. Auch die Automatisierung von Prozessen und maschinelles Lernen können dabei helfen, menschliche Fehler zu vermeiden und Vorhersagbarkeiten zu verbessern. Außerdem sollte die Anbietervielfalt reduziert werden, um eine kohärente Cybersicherheitsstruktur herzustellen.

Auswirkungen der Pandemie auf die Cloud Migration

Wie schnell mittelständische Unternehmen sich an neue Situationen anpassen und Herausforderungen begegnen, zeigt die Entwicklung aus dem letzten Jahr besonders gut: Die Pandemie hatte für 50% der befragten Entscheider aus dem Mittelstand eine leicht oder stark beschleunigende Wirkung, die Cloud Migration voranzutreiben. Nur 14,7% haben eine Verlangsamung des Prozesses wahrgenommen. Das kann selbstverständlich vielfältige Gründe haben, wie beispielsweise Budgetkürzungen aufgrund kurzfristiger finanzieller Engpässe.

Der Mittelstand profitiert besonders von seiner Nähe zum Kunden, sodass er Veränderungen schneller wahrnehmen und mit innovativen Lösungen darauf reagieren kann. Für Entscheider aus kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Cloud Migration damit ein wesentlicher Schritt, die Voraussetzungen zu schaffen, diese Position auch in Zukunft erfüllen zu können.

Die innovative Kraft kommt aber nicht nur dem Unternehmen und dessen Kunden zu Gute, sondern auch dem Umfeld, in dem es tätig ist. Sei es als Partner von Großunternehmen, für die der Mittelständler innerhalb der Wertschöpfungskette Aufgaben übernimmt oder im internationalen Umfeld. Mit seinen Entwicklungen und Kompetenzen ist der „German Mittelstand“ schließlich nicht nur der „Hidden Champion“, sondern über die Landesgrenzen hinweg bekannt und ein ganz wesentlicher Arbeitgeber. Seine treibende Kraft wird weiterhin entscheidend zur Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands beitragen und kann diese mit der Offenheit gegenüber aktuellen Themen wie die Cloud Migration weitervoranbringen.

Der Autor Bernd Hohlweg ist Marketing Director DACH bei Mimecast.

Vorteil #1: Skalierbarkeit

Virtuelle IT-Ressourcen sind dynamisch und skalierbar. Ob Prozessorleistung oder Speicherplatz – mittels weniger Klicks sind die IT-Leistungen anpassbar. Je nach Bedürfnis kann der Nutzer entscheiden, ob eine Leistung nach oben oder nach unten skaliert wird. So kann man zum Beispiel Speicherplatz beliebig erweitern oder reduzieren. Die Umsetzung der Anpassungen passiert zudem zeitnah. So besteht kein Bedarf, Ressourcen stets bereit halten zu müssen, sondern Unternehmen können unerwartete Nutzungslasten flexibel bedienen. Die entsprechende Software passt sich hierbei auch an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens an. Während sich der IT-Dienstleister um die automatisierten Prozesse im Hintergrund kümmert, sind in der Cloud alle geschäftlichen Abläufe übersichtlich zusammengefasst.

Vorteil #2: Kostenersparnis

Für die Lagerung von Ressourcen fallen in der IT fallen keine Fixkosten an. Es werden nur so viele wie nötig genutzt und sie sind im Zweifelsfall anpassbar. Weiteres Sparpotenzial steckt bereits in den Grundkosten. Die Anschaffung, der Betrieb und die Wartung der Cloud sind auf mehrere Nutzer aufgeteilt und so kommt man auch als Unternehmer kostengünstiger davon. Das gesparte Geld kann man nun wiederum in die Entwicklung wichtiger Projekte und in den Ausbau des Unternehmens investieren.

Vorteil #3: Erhöhte Sicherheit

Während viele Menschen der Cloud bezüglich Datenschutz- und Sicherheit oft mit Skepsis gegenüber treten, kann man die Sicherheit durch Cloud-Computing tatsächlich erhöhen. Die neueste Instandsetzung und Erfüllung aller gesetzlicher Vorgaben gewährt der entsprechende Dienstleister nach dem 24/7-Prinzip. Und da der Anbieter unmittelbar für die Updates zuständig ist, reduziert sich für das Unternehmen auch der Verwaltungsaufwand.

Vorteil #4: Dynamische Verteilung

Die IT-Ressourcen sind nicht nur in beliebigem Umfang verfügbar, man hat auch unabhängig von Zeit, Ort und Gerät Zugriff auf diese. Dieser Aspekt spricht einerseits für eine enorme Flexibilität und angenehme Nutzerführung. Andererseits ermöglicht der virtuelle Zugriff unternehmensübergreifende Kooperationen trotz unterschiedlicher Standorte. Diese sogenannten E-Kollaborationen bergen das Potenzial Dienstleistungen und Produkte anzubieten, die normalerweise ohne eine entsprechende Partnerschaft nicht umsetzbar wären.

Digitalisierung und zentrale Datenverarbeitung in Rechenzentren, oft auch mit dem Begriff Cloud Computing bezeichnet, scheinen Hand in Hand zu gehen. Den Takt geben bei oberflächlicher Betrachtung sogenannte „Hyperscaler“ vor, meist US-amerikanische Firmen wie Amazon oder Google, die Rechenzentren am Fließband errichten und daraus Unternehmen diverse Dienste zur Verfügung stellen.

Bei näherer Betrachtung ergibt sich jedoch ein deutlich differenzierteres Bild. Nach Berechnungen des Borderstep Instituts gab es 2018 über 50.000 Rechenzentren allein in Deutschland. Großkonzerne betreiben nach wie vor eigene Rechenzentren. Für den Mittelstand stellt sich jedoch immer häufiger die Frage, wie viel IT-Infrastruktur er selbst vorhalten will und was anderswo besser aufgehoben ist – und wie dieses „anderswo“ aussehen soll.

Eine sehr gute Möglichkeit sind regionale Rechenzentren. Eines davon hat der Münchener Fullservice-Internetprovider SpaceNet gerade im Raum München errichtet. Das SDC Datacenter bietet Platz für ca. 2.500 Racks (Server-Schränke). SpaceNet übernimmt dort Hosting und Outsourcing von Anwendungen und Services bis hin zum kompletten Betrieb der Unternehmens-IT. Im Münchener Rechenzentrum werden auch eigene Cloud-Lösungen wie etwa ein Mailarchiv, E-Mail-Dienste oder eine datenschutzkonforme Videokonferenzlösung betrieben.

Cloud-Angebote von Hyperscalern können meist schnell leistungstechnisch vom Kunden erweitert und reduziert werden können. Das ist für bestimmte Bereiche sinnvoll. Auf spezifische Kundenbedürfnisse einzugehen, persönlicher Service und eine vertrauensvolle Kundenbeziehung sind allerdings schwerer möglich. Genau hier liegt die Stärke regionaler Rechenzentrumsbetreiber.

Dazu kommt, dass sie sich als deutsche Unternehmen vollständig im selben Rechtsraum bewegen wie ihre Kunden. Das bedeutet: Auch bei Datenschutz und DSGVO sind Unternehmen damit auf der sicheren Seite. Zusätzlich ist die Reaktionszeit von Anwendungen selbst bei schnellen Internetverbindungen  immer noch ein wichtiger Aspekt: Warum Daten mehrfach um die halbe Welt schicken, wenn sie ebenso gut in einem Rechenzentrum in der Nachbarschaft verarbeitet werden können?

Und was Technik und Sicherheit betrifft können regionale Rechenzentren ebenfalls mit den Big Playern mithalten. Beleg dafür sind etwa Zertifizierungen nach ISO 27001, TÜV TSI, Green IT oder EN 50600. Bei Letzterer erfüllt das SDC Datacenter die höchste Verfügbarkeitsklasse VK4. Auch deshalb hat sich zum Beispiel Telefónica Deutschland  im ersten Ausbaumodul des neuen Rechenzentrums 500 Quadratmeter für seine Server reserviert. Jedes andere Unternehmen, das seine Server daneben betreibt, kommt in den Genuss derselben Infrastruktur wie der Telekommunikationsanbieter.

Gut zu wissen

• Grundlegende Technik für Rechenzentren ist heute weitgehend standardisiert, austauschbar und kann von allen Betreibern nahezu gleichermaßen genutzt werden.
• Unterschiede gibt es bei der Sorgfalt, mit der Rechenzentren errichtet und betrieben werden. Darüber geben anerkannte und regelmäßig überprüfte Zertifizierungen Auskunft.
• Anforderungen an den Datenschutz ändern sich und sind weltweit unterschiedlich. Anbieter aus demselben Rechtsraum wie die Nutzer gehen schneller und spezifischer auf deren Anforderungen ein.
• Um die erforderliche Qualität der Rechenzentrums-Dienstleistungen zu bekommen, lassen sich zwar Service-Level vereinbaren, aber nur schwer überprüfen. Vertrauen ist daher trotz aller Technik nach wie vor das entscheidende Auswahlkriterium.

  

Autor: Jens Cyganek ist administrativer Projektleiter bei der SpaceNet AG

Wie verändern Technologien die Arbeitsabläufe? Machen mobile Arbeitsplätze meine Mitarbeiter wirklich produktiver? Welche Daten oder sogar Prozesse kann ich schon jetzt gefahrlos in die Cloud auslagern? „Speziell mittelständische Unternehmen geraten mehr denn je unter Druck, sich mit diesen Fragen auseinanderzusetzen“, sagt Christopher Rheidt, Executive Vice President bei TA Triumph-Adler. IDC hat im Auftrag von TA Triumph-Adler für die Studie „Future Business World 2025 – Wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert“ über 700 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt. „Die Trends sind eindeutig erkennbar und lassen sich bereits heute in konkrete Handlungsempfehlungen übersetzen“, so Rheidt.

Über die Studie

IDC befragte im Dezember 2014 insgesamt 709 Information Worker aus Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Das Whitepaper wird nach Registrierung auf der Webseite www.talking-future.de ab dem 30.März 2015 zugeschickt. Weitere Informationen unter: www.talking-future.de.

Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick:

1. Der effiziente Umgang mit Informationen ist erfolgsentscheidend

Der Arbeitsplatz der Zukunft wird vor allem durch Flexibilität gekennzeichnet sein: Informationen, Dateien und Dokumente müssen in Sekundenschnelle auffindbar und verfügbar sein – und zwar unabhängig vom Aufenthaltsort, der genutzten Hardware und der Anzahl der Mitarbeiter, wenn diese zum Beispiel in virtuellen Teams zusammenarbeiten. Wie die Studie ergab, verbringen die Befragten heute rund 22 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Ablegen und Suchen von Informationen. „Wir wissen, dass der Aktenberg des deutschen Mittelstands über 50.000 km hoch ist. Darin befinden sich eine Unmenge erfolgskritischer Informationen aus Verträgen oder Rechnungen“, kommentiert Christopher Rheidt. „Kein Unternehmen kann es sich leisten, dieses Wissen und damit unvorhersehbare Summen einfach zu verlieren.“ 78 Prozent der Befragten gaben an, dass der Umgang mit Informationen entscheidend in Zukunft für die Wettbewerbsfähigkeit ist. Lösungsansätze dazu gibt es laut Rheidt bereits heute: „Die revisionssichere digitale Archivierung ist am Markt bereits Standard, es gibt aber durchaus bei vielen Organisationen noch Nachholbedarf. Dies ist der erste Schritt hin zu einem professionellen Dokumenten- und Informationsmanagement.“

Der Wissensarbeiter von heute, der Inhalte schafft und Informationen teilt, ist auf eine effiziente Recherche angewiesen. Dies gelingt noch besser durch selbstlernende Systeme und automatisierte Abläufe, wie die digitale Erfassung von Dokumenten, deren automatische Konvertierung, Indexierung, Datenextrahierung, Verteilung und Archivierung. Denn nur so bleibt ihm künftig mehr Zeit, sich auf seine wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Zwei Drittel der Information Worker in der vorliegenden Studie sind der Ansicht, dass sich dokumentenintensive Abläufe in ihrem Fachbereich automatisieren lassen. Das meinen 75 Prozent der Mitarbeiter aus der Rechtsabteilung und 72 Prozent der Befragten aus der Buchhaltung. Mit jeweils 71 Prozent sind auch die Mitarbeiter aus IT und Vertrieb mehrheitlich der Meinung, dass dafür Potential vorhanden ist. „Um dokumentenintensive Prozesse zu automatisieren, empfiehlt sich ein Enterprise Content Management (ECM) Tool, das alle Geschäftsprozesse durchgängig miteinander vernetzt“, sagt Christopher Rheidt. Jedes zweite befragte Unternehmen verwendet dies bereits, jedoch kommt es bei den meisten nur punktuell zum Einsatz. Neun von zehn Unternehmen fehlt es demnach an einem durchgängigen Konzept. Ein solches ist allerdings unabdingbar, um einen effizienten Umgang mit Dokumenten und Formularen zu ermöglichen.

3. Der Arbeitsplatz der Zukunft liegt in der Cloud – aber fast ein Drittel der befragten Unternehmen ist noch nicht vorbereitet

Moderne Technologien wie die Cloud sind die Voraussetzung dafür, dass der Arbeitsplatz der Zukunft auch Wirklichkeit wird. Unter dem Motto „Workspace-as-a-Service“ werden in Zukunft ganze IT-Arbeitsplätze in die Cloud verlegt. 54 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen teilen diese Ansicht und sind der Meinung, dass im Jahr 2025 IT-Arbeitsplätze mehrheitlich aus der Cloud bereitgestellt werden. Virtualisierungstechniken sorgen dafür, dass Anwender ihre gewohnte Desktop-Oberfläche inklusive Anwendungen und Services zentral bereitgestellt bekommen. Aus Sicht von IDC sind die Vorteile der Cloud eine kurze Entwicklungs- und Integrations-Phase, ein subskriptionsbasiertes Abrechnungsmodell und eine hohe Skalierbarkeit. Bis sich das Konzept „Workspace-as-a-Service“ vollends etabliert hat, müssen Unternehmen allerdings noch passende Strategien entwickeln. 22 Prozent der Unternehmen stellen demnach virtuelle Arbeitsplätze aus der Public Cloud, 44 Prozent aus der Private Cloud zur Verfügung. Jedoch haben sich 27 Prozent der Organisationen bis dato noch nicht mit einer konkreten Umsetzung auseinandergesetzt.

Ein Grund dafür könnten ungelöste Datenschutz- und Sicherheitsfragen sein. Viele Unternehmen scheuen sich, sensible Unternehmensdaten und geschäftskritische Anwendungen einer anonymen Cloud anzuvertrauen. Anbieter wie TA Triumph-Adler nehmen diese Bedenken ernst. „In der heutigen Arbeitswelt ist das Thema Cloud noch mit vielen Vorbehalten belegt“, weiß Experte Rheidt. „Das Sicherheitskonzept von professionellen Rechenzentren ist oftmals moderner und umfassender als unternehmenseigene Lösungen. Das Cloud Angebot, das wir unseren Kunden machen, erfüllt internationale ISO-Normen und Rahmenwerke, die Server stehen in Deutschland in einer sicheren Umgebung und die Daten werden mit modernster Sicherheits- und Verschlüsselungstechnologie gesichert.“

Viele der heutigen Berufstätigen sind die Cloud Worker von morgen. Hinzu kommen Young Professionals, die ihren digitalen Lifestyle ganz selbstverständlich mit ihrem Arbeitsalltag verknüpfen – und die Möglichkeit, mobil arbeiten zu können, voraussetzen. Die Work-Life-Balance, die Arbeiten und Privatleben als voneinander getrennte Pole betrachtet, gehört damit der Vergangenheit an und wird zur Work-Life-Integration: die Arbeitszeit wird der individuellen Lebensphase angepasst, um auf diese Weise zum Beispiel Karriere und Familie besser miteinander vereinbaren zu können. Warum muss ein Unternehmen von Montag bis Freitag stationäre Arbeitsplätze zur Verfügung stellen, wenn Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten mit dem Firmennetzwerk vernetzt sind? „Die Präsenzkultur in Organisationen wird sich auch im Mittelstand ändern“, sagt Christopher Rheidt. „Im Kampf um die besten Mitarbeiter erhalten Arbeitnehmer damit ein Stück mehr Selbstbestimmung – solange die Ergebnisse stimmen.“

Letztlich wird künftig der effiziente Umgang mit Informationen für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens mehr denn je unerlässlich sein. Dies erfordert neue Konzepte für die Arbeitsprozessorganisation, für die Datensicherheit sowie die Arbeitsplatzgestaltung. „Viele unserer Kunden beschäftigen sich mit diesen Fragen. Ihre Anforderungen gehen bereits jetzt über ein reines Dokumenten-Management-System hinaus“, weiß Christopher Rheidt, Executive Vice President bei TA Triumph-Adler. „Sie wollen einen Dienstleister, der passende IT-Komponenten aus einer Hand anbieten und diese mit leistungsfähigen Managed Information Services und skalierbaren Cloud-Lösungen komplettieren kann: Die Digitalisierung von Dokumenten und Informationen ist schon lange eine unserer Kernkompetenzen. Im nächsten Schritt geht es darum, dass wir unseren Kunden Konzepte für die zunehmende Automatisierung und Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse unter Einbeziehung mobiler Endgeräte aufzeigen sowie passende Finanzierungsmöglichkeiten anbieten.“

Über die Studie
IDC befragte im Dezember 2014 insgesamt 709 Information Worker aus Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Stichprobe setzt sich jeweils zur Hälfte aus Young Professionals zwischen 26 und 35 Jahren sowie aus erfahrenen Entscheidungsträgern zusammen. Das Whitepaper wird nach Registrierung auf der Webseite www.talking-future.de ab dem 30.März 2015 zugeschickt.

Auf der Cebit 2014 hatte der Bundesverband IT-Mittelstand e.V. (BITMi) das Siegel „Software Hosted in Germany“ angekündigt. Ende Juli verabschiedete der hochkarätig besetzte Beirat des Siegels die Regularien zur Vergabe. Sie finden sich unter www.Software-Hosted-in-Germany.org. Durch eine Selbstverpflichtung der Geschäftsführer der Anbieter von Cloud-Software sichern diese den Datenzugriff ausschließlich nach deutschen Datenschutzbestimmungen verbindlich zu und garantieren den Standort der Daten in deutschen Rechenzentren. Eine unberechtigte Weitergabe von Software und von Daten an Dritte wird ausgeschlossen.

Cloud-Lösungen aus deutschen Rechenzentren im Aufwind
Martin Hubschneider, Vizepräsident des BITMi und Vorstandsvorsitzender des Karlsruher CRM-Spezialisten CAS Software AG, sieht Cloud-Lösungen aus deutschen Rechenzentren im Aufwind: „Auf dem Weltmarkt eröffnen sich vor dem Hintergrund der NSA-Diskussionen für ‚Software Hosted in Germany‘ enorme Chancen. Die Kunden wünschen sich deutsche Qualität, beste Verfügbarkeit, Zukunftssicherheit und begründetes Vertrauen in den Datenschutz – gerade bei ihren sensiblen Unternehmensdaten im Internet.“

Beirat mit renommierten Wissenschaftlern
Zum hochkarätig besetzten Beirat des unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie stehenden Siegels „Software Made in Germany“ gehören Frau Prof. Dr. Irene Bertschek, Frau Prof. Dr. Annette Weißbecker, Prof. Dr. Bernd Hindel, Prof. Dr. Matthias Jarke und Prof. Dr. Alexander Mädche. In den Beirat für „Software Hosted in Germany“ wurde zusätzlich der renommierte Jurist und Gründungsvorsitzende der „Deutschen Gesellschaft für Informationstechnologie und Recht e.V.“ Prof. Dr. Michael Bartsch berufen.

Mit dem Schwester-Siegel „Software Made in Germany“ wurden bereits über 180 Softwarelösungen von über 120 Unternehmen ausgezeichnet.

Bildnachweis: Thorben Wengert, pixelio.de

45 Prozent der Unternehmen, die noch keine Cloud-Lösung für Dateisynchronisierung und -austausch nutzen, geben den Mangel an Kontrolle und Sicherheit als Hauptgründe dafür an. Zusätzlich haben die Snowden-Enthüllungen die Bedenken der Unternehmen, was die Datensicherheit betrifft, weiter angeheizt.

„Die Unternehmen machen sich Sorgen darum, ihre geschäftskritischen Daten in die Hände eines anderen Unternehmens zu geben“, erklärte Timo Laaksonen, Vice President of Content Cloud bei F -Secure. „Ist die Software des Dienstleisters anfällig? Sind die richtigen Datenschutzpraktiken im Einsatz? Gibt es Hintertüren? Younited for Business biete solide Sicherheit und Verschlüsselung in einer europäischen Cloud. Das Hosting erfolgt bei einem finnischen Unternehmen, das seit 25 Jahren für Sicherheitskompetenz steht.“

Dank der Cloud ist weniger mehr

Kleine und mittlere Unternehmen arbeiten stets daran, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Die Cloud entspricht diesem Ansatz – und das bedeutet: geringerer Administrationsaufwand für eigene Hardware, weniger E-Mail-Verkehr mit riesigen Anhängen, weniger Investitionen in die IT und die weniger Dateien verteilt auf verschiedenen Geräten. Younited für Business unterstützt nahtloses Projektmanagement, bessere Arbeitsabläufe und sofortigen Zugriff auf Geschäftsinformationen von überall aus. All dies trägt zu höherer Produktivität und Effizienz bei.

Virtuelle Zusammenarbeit. Die Abstimmung via E-Mail funktioniert nur solange, bis die Arbeit an einem Projekt richtig losgeht. Genau hier setzt die „Group Spaces“-Funktion in Younited for Business an. Damit hat jeder im Team Zugriff auf die aktuelle Version einer Datei und kann in gemeinsamen Projekten zum Erfolg beitragen. Mitarbeiter können Dateien mit Partnern und Kunden teilen, was auch außerhalb des Unternehmens eine einfachere Zusammenarbeit ermöglicht.

Jederzeit und überall Zugriff auf Dateien. Häufiger als je zuvor erfolgt die Arbeit heute außerhalb des Büros. Mehr als ein Fünftel (21 Prozent) der Befragten in Deutschland arbeiten im Außendienst oder sind regelmäßig auf Geschäftsreise. Ein einfacher Zugang zu den Dateien ist daher entscheidend, um das Geschäft am Laufen zu halten. Da die Dateien in der Cloud von überall zugänglich sind, mit jedem Gerät, können Menschen auch unterwegs arbeiten.

Kein Datenverlust. 43 Prozent der Angestellten kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) arbeiten regelmäßig an mehreren Bildschirmen, also nicht nur am PC oder Notebook, sondern auch auf dem Smartphone oder Tablet. Entscheidend ist, dass unabhängig von den Geräten die Unternehmensdaten immer gesichert bleiben. Mit der Versionskontrolle lässt sich ein Dokument in der Zeit zurückverfolgen. Egal was mit einem Gerät passiert, die Daten sind nur für die Augen der Mitarbeiter einsehbar.

Younited for Business ist die Mittelstands-Version von Younited für private Nutzer, das im letzten Jahr gestartet wurde. Es kann auf dem gleichen Portal verwaltet werden wie der schlüsselfertige Cloud-Sicherheitsservice Protection Service for Business von F-Secure. Auf diese Weise ist es einfach, sowohl die Sicherheit als auch Cloud-Inhalte an einem Ort zu verwalten.

Younited for Business ist derzeit in Europa in drei flexiblen Speicheroptionen verfügbar: 5 GB, 100 GB und 500 GB. Es kann durch F-Secures vertrauenswürdiges Netzwerk europäischer Vertriebspartner erworben werden.

*Im Rahmen der Unternehmensumfrage F-Secure Digital Company Survey 2013 kamen Entscheidungsvorbereiter und -träger im Bereich Softwarebeschaffung aus Unternehmen mit bis zu 500 Angestellten zu Wort. Die Teilnehmer stammten aus Deutschland, Italien, Frankreich, Großbritannien, Schweden, Finnland, Polen und den USA. Insgesamt nahmen 805 Befragte teil, dabei mindestens 100 pro Land. Die Befragten waren zu 67 Prozent männlich und 33 Prozent weiblich. Die Studie wurde von der GfK im November 2013 durchgeführt.

Mittelständische Unternehmen in Deutschland lassen sich von den „Hypes der IT-Welt“ eher wenig beeindrucken. Dies ergab eine Studie, die die Münchner Kommunikationsagentur PR-COM im Auftrag des IT-Anbieters Dell durchgeführt hat. Befragt wurden dabei IT-Verantwortliche aus über 300 deutschen Unternehmen ab 50 bis 2.000 Mitarbeitern nach ihrer Einschätzung der aktuellen Trendthemen Cloud Computing, Big Data, Bring Your Own Device (BYOD) und Desktop-Virtualisierung. Alle Branchen waren bei der Befragung vertreten.

Nicht die besten Noten für die IT-Hypes

Die Teilnehmer konnten die Relevanz der jeweiligen Themen für ihr Unternehmen durch Schulnoten (1 bis 6) bewerten. Dabei ergaben sich folgende Durchschnittsnoten:

– Cloud Computing: 4,7
– Big Data: 4,4
– BYOD: 4,5
– Desktop-Virtualisierung: 3,3

Die Unternehmen bewerteten die Relevanz der Trends also mit gerade noch „ausreichend“; am besten schnitt das Thema Desktop-Virtualisierung ab. Je größer die Unternehmen waren, desto eher erkannten die Befragten eine praktische Relevanz. Der Unterschied zwischen der Bewertung der kleinsten befragten Unternehmen (51 bis 100 Mitarbeiter) und der größten (1.001 bis 2.000) lag bei etwa einer Note. Cloud Computing etwa wurde von diesen Gruppen durchschnittlich mit 5,2 im Vergleich zu 4,0 benotet. Ähnlich verhält es sich bei Big Data und BYOD. Ausnahme: die Desktop-Virtualisierung, die ohnehin am besten bewertet wurde (mit 3,4 beziehungsweise 3,0 von den jeweils kleinsten und größten befragten Unternehmen).

Bemerkenswert ist, dass gerade kleinere Unternehmen, die durch den Einsatz von Cloud-Computing-Lösungen stark profitieren können, dazu eine ziemlich zurückhaltende Meinung haben. Aber Big Data und BYOD schneiden kaum besser ab: diese Trends sind trotz „Hype“ für die Mehrheit der IT-Verantwortlichen in den Unternehmen offenkundig nicht oder noch nicht im Fokus; in größeren Unternehmen scheinen sie eine gewisse Rolle zu spielen, ohne jedoch als in irgendeiner Weise bestimmend angesehen zu werden. Es ist offenkundig, dass das Bild, das die genannten Trends in der IT-Öffentlichkeit abgeben und die IT-Medien skizzieren, nicht unbedingt der Einschätzung der Unternehmen entspricht.

Tatsächlicher Einsatz steigt mit der Unternehmensgröße

Mit Ausnahme der Desktop-Virtualisierung werden die genannten Technologien auch nur in geringem Umfang bereits genutzt, wobei auch hier wieder der Trend bestätigt wird, dass größere Unternehmen – teils mit großem Abstand – vorne liegen. Besonders deutlich wird das beim Cloud Computing: Diese Technologie setzen nur 2,5% der kleinsten Unternehmen (51 bis 100 Mitarbeiter) ein, während es rund 24% der Firmen über 1.000 Mitarbeiter tun. Das entspricht einem beachtlichen Faktor zehn.

Bei Big Data, BYOD und Desktop-Virtualisierung fallen die Unterschiede deutlich geringer aus. BYOD- und Big-Data-Technologien werden, ähnlich wie beim Cloud Computing, von den kleinsten Unternehmen eher zögerlich eingesetzt (10% beziehungsweise 7,5%), während dies bei der Desktop-Virtualisierung ganz anders aussieht: Diese Technologie setzen laut Umfrage 33% der kleinsten Unternehmen ein; bei den größten Unternehmen über 1.000 Mitarbeitern sind es rund 59%.

Cloud Computing steht ganz oben auf der Wunschliste

Die Angaben über den künftigen Einsatz ergeben einen ähnlichen Trend wie beim tatsächlichen Einsatz: Je größer ein Unternehmen ist, desto eher plant es die Nutzung der Technologien. Ganz oben steht dabei Cloud Computing, das in Zukunft 7,5% der kleinsten Unternehmen (51 bis 100 Mitarbeiter) einsetzen wollen, während fast 30% der größten Unternehmen den Einsatz dieser Technologie planen, so die Aussagen der befragten IT-Verantwortlichen. Big Data ist übrigens aus Sicht der kleinsten Unternehmen die am wenigsten attraktive Technologie: nur 2,5% planen deren Einsatz. Bei Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitern beträgt dieser Wert rund 24%.

Der große Gewinner heißt Desktop-Virtualisierung: Je nach Größe setzen rund 50% bis 70% der Unternehmen diese Technologie bereits ein beziehungsweise planen deren Einsatz in unmittelbarer Zukunft. Mit einer gewissen Ernüchterung ist der tatsächliche und künftige Einsatz von Big Data zu sehen: Die Werte betragen hier 20% (kleinste Unternehmen) bis 34% (501 bis 1.000 Mitarbeiter). Bei Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitern ist die kumulierte Nutzung leicht rückgängig (rund 29%).

Bei BYOD und Cloud Computing ist das Gefälle zwischen kleinsten und größten Unternehmen am deutlichsten: Nur 10% der kleinsten befragten Unternehmen setzen diese Technologien jeweils ein oder wollen sie einsetzen, während die größten auf Werte von rund 42% (BYOD) und 53% (Cloud) kommen.

Die wichtigsten Vorteile

Die Umfrage beschäftigte sich auch mit den Vorteilen, die die mittelständischen Unternehmen in den Trendtechnologien sehen. Es kann nach den bisherigen Zahlen über den tatsächlichen Einsatz nicht überraschen, dass den Vorteilen eher wenig Gewicht beigemessen wird, und auch hier schneidet die Desktop-Virtualisierung wieder am besten ab. Die größten Vorteile sehen die befragten IT-Verantwortlichen aller Unternehmensgrößen bei dieser Technologie in der höheren Flexibilität (39%), der Kostenersparnis (28%) und der Produktivitätssteigerung (19%); Mehrfachnennungen waren möglich.

Das Abschneiden des mittlerweile seit mehr als fünf Jahren intensiv diskutierten Mega-Trends Cloud Computing ist hingegen eher bescheiden. Die überwiegende Mehrheit der Befragten trauen dieser Technologie weder eine drastische Produktivitätssteigerung (6%), noch Kostensenkung (11%), noch ein Mehr an Flexibilität oder Sicherheit (jeweils 12%) zu.

Nutzen, Sicherheit und Effizienz verbessern

Dass kleinere Firmen zurückhaltender bei der Umsetzung neuer IT-Technologien sind, überrascht jedoch wenig. In der Regel verfügen sie, im Vergleich zu größeren Unternehmen, über weniger Ressourcen und Budgets, die sie vorrangig für den laufenden IT-Betrieb einsetzen müssen, also für Administration, Softwareentwicklung oder Helpdesk. Auch können sich mittelständische Unternehmen nicht unbedingt leisten, neue Technologien auf gut Glück auszuprobieren; vielmehr beobachten sie den Markt und die Erfahrungen, die andere mit Trendtechnologien machen, um deren Nutzen zu erkennen, bevor sie sie im eigenen Betrieb implementieren. „Alle Werte der Umfrage zeigen in bestechender Weise, wie sehr die Größe eines Unternehmens mit dessen Bereitschaft zum Einsatz neuer IT-Technologien korreliert“, meint Barbara Wittmann, Executive Director Mittelstand und Geschäftsführerin Dell GmbH. „Je einfacher eine neue Technologie einzusetzen und je höher ihr Nutzen ist, desto früher wird sie tatsächlich eingesetzt. Das zeigt die im Vergleich hohe Verbreitung der Desktop-Virtualisierung auch in den kleinsten befragten Unternehmen.“

Die Implementierung von Cloud Computing hingegen wirft zahlreiche essenzielle Fragen auf, etwa welcher Aufwand für die Anpassung der existierenden IT-Infrastruktur notwendig ist oder wie sicher Daten in einem externen Rechenzentrum sind. In kleinen Betrieben ist die Nutzung dieser Technologie daher noch sehr gering und steigt kontinuierlich bei größeren Unternehmen – dort, wo mehr Ressourcen für die Beantwortung solcher Fragen und die Bewertung der einzelnen Umsetzungsschritte genutzt werden können. „Auch bei der Einführung neuer IT-Technologien gilt das Gesetz der ‚Economy of Scale‘, also der Skaleneffekte“, bemerkt Barbara Wittmann.

„Am Ende ist es essenziell, Nutzen, Sicherheit und Effizienz der gesamten IT in einem kontinuierlichen Prozess zu verbessern“, so Wittmann weiter. „Ob einzelne Trendtechnologien dafür eingesetzt werden, das ist zunächst einmal zweitrangig.“

Bildnachweis: Jorma Bork / pixelio.de

Bei diesem stichprobenartigen Vorgehen wurde in einem ersten Schritt den betroffenen Unternehmen ein Katalog mit zu beantwortenden Fragen und bereitzustellenden Nachweisen übersandt. Es ist zu erwarten, dass insbesondere bei den Unternehmen, die unvollständig oder unzureichend auf die gestellten Fragen antworten, weitere Kontrollmaßnahmen durchgeführt werden. Weiterhin ist davon auszugehen, dass weitere Unternehmen im Rahmen der stichprobenartigen Überprüfung demnächst Post erhalten. Mittlerweile haben auch Aufsichtsbehörden aus anderen Bundesländern ähnliche Anfragen an Unternehmen versendet.

Problemstellung

Unternehmen, die sich bislang nur wenig oder gar nicht dem Thema Datenschutz gewidmet haben, werden regelmäßig Schwierigkeiten haben, wenn sie unvorbereitet mit den Fragen der Aufsichtsbehörde konfrontiert werden. Zum einen sind einige der gestellten Fragen unseres Erachtens nicht von den Kontrollrechten der Aufsichtsbehörde gedeckt. Zum anderen werden auch bei den als zulässig zu erachtenden Fragen regelmäßig umfassende Informationen und Belege in Form von Musterschreiben, Nachweisen und Dokumenten angefordert, welche in der Praxis häufig nicht oder zumindest nicht vollständig vorliegen. Hier zutreffende Antworten zu geben gestaltet sich demnach nicht ganz trivial und kann unter Umständen mit einem deutlichen Zeitaufwand verbunden sein. Dies wird umso mehr von Bedeutung, wenn das Unternehmen lediglich über einen Teilzeit-Datenschutzbeauftragten verfügt, der neben diesen Aufgaben noch weitere Funktionen im Unternehmen wahrzunehmen hat.

Fragen der Aufsichtsbehörde

Die Schreiben der Aufsichtsbehörden sind regelmäßig inhaltlich weitestgehend identisch aufgebaut. So werden nach einer kurzen Erläuterung unter Nennung der rechtlichen Grundlagen zahlreiche Fragen gestellt. Nachfolgende Fragen (hier gekürzt und zusammengefasst) wurden üblicherweise gestellt:

• Auf welche Rechtsgrundlagen stützt das Unternehmen die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Wesentlichen?
• Ist ein Datenschutzbeauftragter bestellt? Als Nachweis werden Bestellschreiben sowie Informationen zu dessen Qualifikation, Stellung und Eingliederung im Unternehmen, Budget, usw. gefordert.
• Wurde ein sog. öffentliches Verfahrensverzeichnis erstellt? Als Nachweis wird eine Kopie des Verzeichnisses gefordert.
• Werden die Mitarbeiter auf das Datengeheimnis verpflichtet (Wann? Wie häufig? Durch wen?)? Als Nachweis wird eine Musterbelehrung verlangt.
• Wird eine Auftragsdatenverarbeitung durch Dritte durchgeführt? Als Nachweis wird eine Muster-Auftragsdatenverarbeitungs-Vereinbarung verlangt.
• Findet eine Videoüberwachung statt? Wenn ja, für welche Zwecke und mit welchen Mitteln? Wie lange werden die Aufnahmen gespeichert?
• Wie ist die private Nutzung dienstlicher Kommunikationsmittel geregelt? Als Nachweis wird die Vorlage einer Richtlinie/Vereinbarung verlangt.
• Wie ist die dienstliche Nutzung privater Kommunikationsmittel (BYOD = bring your own device) geregelt?
• Was ist zur Sperrung/ Löschung von nicht mehr erforderlichen Daten im Unternehmen festgelegt?
• Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen wurden getroffen? Existiert ein IT-Sicherheitskonzept? Erfolgt eine Zertifizierung/ Auditierung?
• Existiert ein Notfallkonzept/Notfallplan?

Empfehlung

Aufgrund der umfassenden Fragen und der Vielzahl an geforderten Nachweisen ist es häufig in der Kürze der Zeit schwierig, sämtliche Fragen ausreichend zu beantworten und Nachweise zu liefern. Dies gilt umso mehr, wenn erst das Schreiben der Aufsichtsbehörde zum Anlass genommen wird, sich umfassend mit dem Thema Datenschutz auseinanderzusetzen. Es ist daher zu empfehlen, bereits frühzeitig zumindest die gesetzlichen Minimalanforderungen anzugehen, um einer Kontrolle durch die Aufsichtsbehörden dann relativ entspannt entgegensehen zu können.
Aufgrund der Vielschichtigkeit des Datenschutzes empfiehlt es sich, das Thema Datenschutz nicht bei einer Person zu verorten. Neben dem Datenschutzbeauftragten sollten IT-Fachleute zur technischen Unterstützung und Rechtsanwälte zur juristischen Unterstützung hinzugezogen werden. Regelmäßig empfiehlt es sich auch, bevor man sich dem Thema Datenschutz intensiver widmet, eine Bestandsaufnahme über den Status quo hinsichtlich Datenschutz und IT-Sicherheit durchzuführen.

Sollten Sie bereits ein Schreiben der Aufsichtsbehörde in Händen halten, ist zügiges, aber dennoch planvolles Vorgehen geboten. Zunächst sollte das Schreiben rechtlich geprüft werden, da einige Fragen rechtlich zumindest problematisch sind. Weiterhin sollte festgelegt werden, wer im Unternehmen (IT, Datenschutzbeauftragter, Rechtsabteilung, ggf. externer Dienstleister) für die Beantwortung einzelner Fragen beziehungsweise für die Erstellung ggf. noch nicht vorhandener Dokumente verantwortlich ist. Da es sich auch hier um multidisziplinäre (technische, betriebswirtschaftliche und juristische) Aufgaben handelt, wird eine geeignete Projektleitung zur Koordination der Aufgaben empfohlen.

Über den Autor:

Dipl. Betriebswirt (FH) Dr. Florian Modlinger ist als angestellter Rechtsanwalt und zertifizierter Datenschutzbeauftragter (FFD) bei der BDO AWT GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft tätig. Er berät Unternehmen verschiedenster Größen und Branchen in den Bereichen Datenschutz und Compliance und ist mehrfach als externer Datenschutzbeauftragter bzw. Compliance-Verantwortlicher bestellt.

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