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Bei der steuerlichen Abrechnung von Dienstfahrzeugen kann durch ein Fahrtenbuch gespart werden (Bild: Pixabay)

Kosten senken, Steuern sparen: Digitale Lösungen für die Verwaltung von Firmenwagen

Veröffentlicht: 05.10.2017

Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Methode? Das ist die Frage, die sich jeder Firmenwagenfahrer zwangsläufig stellen muss, wenn er sich dazu entschließt, seinen Dienstwagen auch privat zu nutzen. Denn: Private Fahrten sind in den Augen des Finanzamts ein geldwerter Vorteil, der auf das Bruttogehalt addiert wird und demnach zu versteuern ist. Auf den ersten Blick scheint bei der Firmenwagenversteuerung die Ein-Prozent-Methode durchaus attraktiv. Die Berechnung des zu zahlenden Steuerbetrags richtet sich pauschal nach dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs — bequem, aber nicht immer kostengünstig. Die Alternative zur Pauschale ist das Fahrtenbuch, mit dem oft bares Geld gespart werden kann. Auf diese Methode können Sie immer zum Jahreswechsel umsteigen.

Digitale Alternative: Firmenwagenversteuerung mit dem Fahrtenbuch

In einem Fahrtenbuch wird der zu zahlende Steuerbetrag anteilig nach privaten und betrieblichen Fahrten berechnet. Eine individuelle Lösung, die sich vor allem für Firmenwagenfahrer erheblich lohnen kann, die ihren Wagen zum Großteil betrieblich nutzen. Beim Fahrtenbuch ist Disziplin gefragt, denn das Finanzamt schaut genau hin: Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Start- und Zieladresse, Firma, Geschäftspartner und Zweck der Fahrt müssen bei einer Betriebsfahrt im Fahrtenbuch stehen.

Um zeitnah zu bleiben, sollte das Fahrtenbuch innerhalb von sieben Tagen nach der Fahrt geführt werden. Lückenlosigkeit sollte die Technologie Ihres digitalen Fahrtenbuchs gewährleisten: Bei einem guten Anbieter wird jede Fahrt automatisch aufgezeichnet. Die wohl kniffligste Voraussetzung ist die Manipulationssicherheit, an der ein digitales Fahrtenbuch eindeutig steht oder fällt. Wichtig ist besonders, dass der Fahrer die automatisch erfassten Fahrten nur kommentieren, nicht editieren kann.

Nachträglich veränderte Kommentare sollten außerdem durch eine Änderungshistorie auch als solche erkennbar sein. So hat Ihr Fahrtenbuch volle Transparenz und garantiert Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt. Nicht alle Fahrtenbuchanbieter erfüllen diese Vorgaben hundertprozentig: Kostenlose Fahrtenbuch-Apps beispielsweise sind in der Regel nicht verlässlich, Sie sollten daher eher auf einen Anbieter setzen, der seine digitale Lösung mit Hardware kombiniert.

Die verlässlichste Lösung kommt von Vimcar

Ein solcher Anbieter wäre Vimcar: Das Berliner Unternehmen setzt auf OBD-Technologie. Diese funktioniert mit einem kleinen Fahrtenbuchstecker, der in der OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs angebracht wird. Die Schnittstelle wird normalerweise von der Werkstatt zum Auslesen der Fahrzeugelektronik verwendet; Vimcar hingegen nutzt die Informationen zur Erstellung Ihres Fahrtenbuchs. Die Installation kann kinderleicht in zwei Minuten erledigt werden: Der Stecker muss einfach nur eingesteckt werden.

Im Gegensatz zu manch anderen OBD-Anbietern, arbeitet Vimcars Stecker mit einer eigenen kleinen SIM-Karte. Dadurch ist er in der Datenübertragung komplett autark. Das Smartphone, das Sie bei mit Bluetooth arbeitenden OBD-Steckern immer mitführen müssten, kann daher getrost zuhause gelassen werden. Vimcar schreibt automatisch für Sie mit, sodass nur die einfache Kategorisierung per Smartphone oder PC bleibt. So ist Ihr Fahrtenbuch auch garantiert lückenlos und Finanzamt-sicher: Nicht umsonst ist Vimcar der einzige Anbieter auf dem Markt, der mit dem Deutschen Steuerberaterverband und der DATEV kooperiert.

Der nächste Schritt: Digitales Flottenmanagement

Nicht nur mit einem Fahrtenbuch lassen sich Kosten sparen; auch Fuhrparks haben hohe Einsparmöglichkeit mit digitalen Lösungen im Management. Besonders bei kleineren Flotten, für die kein Vollzeit-Fuhrparkmanager existiert, kann in der Verwaltung mit der richtigen Software wertvolle Zeit gespart und der Alltag erleichtert werden.

Vimcar hat diese Problematik in kleinen und mittleren Fuhrparks erkannt und bietet neben dem elektronischen Fahrtenbuch auch einen digitalen Flottenmanager an. Vimcar Fleet will Fuhrparkverantwortlichen als digitaler Beifahrer unter die Arme greifen und administrative Aufgaben automatisieren. So sind alle Fahrzeuge samt Statistiken, Standort, Kosten und Verträgen immer im Blick. Die Berliner haben seit neustem auch eine Buchungssoftware im Programm: Poolfahrzeuge lassen sich ganz einfach mit Vimcar Booking reservieren und Buchungszeiträume für jedes Fahrzeug einsehen.

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