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Dokumentenmanagement wird auch im Mittelstand immer wichtiger. Inzwischen besteht eine hohe Investitionsbereitschaft für passende Software-Lösungen. (Foto: Lupo, pixelio.de)

Dokumentenmanagement im Mittelstand: Hohe Investitionsbereitschaft

Veröffentlicht: 22.04.2015

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Moderne Softwarelösungen für das Dokumentenmanagement (ECM/DMS-Suiten) übernhemen auch im Mittelstand zunehmend die zentrale Verwaltung von Dokumenten. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „ECM im Mittelstand. Status Quo und Perspektiven für den Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland “, die vom Bitkom Arbeitskreis Markt & Strategie mit Unterstützung der Trovarit AG und des Forschungsinstituts für Rationalisierung an der RWTH Aachen (FIR) durchgeführt wurde.

Digitale Inhalte entstehen in jedem Unternehmen in zunehmendem Umfang entlang der Geschäftsprozesse. Neben strukturierten Daten (z.B. Buchungsdatensätze), haben in den letzten zwei Jahrzehnten auch verstärkt weniger strukturierte Dokumente (z.B. Verträge, Korrespondenz) und Mediendaten (z.B. Grafiken, Fotos, Filme) an Bedeutung gewonnen. Die Bitkom-Studie bietet anhand der Aussagen von über 800 mittelständischen Unternehmen eine Bestandsaufnahme der ECM/DMS-Praxis im Mittelstand. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM/DMS-Software ebenso wie zukünftige Entwicklungen und Trends rund um ECM/DMS im Mittelstand. Die Studienergebnisse stehen ab sofort unter www.trovarit.com/… als kostenloses Whitepaper zur Verfügung.

Große ECM/DMS-Investitionsbereitschaft im Mittelstand

Die Studie „ECM im Mittelstand“ bringt es ans Tageslicht: „Enterprise Content Management“ hat sich im Mittelstand etabliert und wird in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen. Bei der Mehrheit der größeren Mittelständler wird heute bereits Standard-Software für ECM/DMS eingesetzt und der Einsatz weiter ausgebaut. Aber auch die kleineren Mittelständler weisen mit über 10% eine hohe Investitionsquote auf. Offensichtlich bestehen erhebliche Rationalisierungspotenziale, die seitens der Unternehmen nun in Angriff genommen werden. Daneben beeinflussen aktuelle Trends wie z.B. die „Elektronische Akte“ bzw. die dynamische Aktenbildung sowie der elektronische Rechnungsaustausch den ECM/DMS-Einsatz im Mittelstand maßgeblich. Die große Zahl mittelständischer Unternehmen – Deutschland verzeichnet laut amtlicher Statistik ca. 211.000 Betriebe zwischen 20 und 500 Mitarbeitern – lassen auch auf die gesamtwirtschaftliche Bedeutung des mittelständischen ECM/DMS-Marktes schließen. Die Ergebnisse dieser Studie legen hier jährliche Investitionen in einer Größenordnung von ca. 1. Mrd. EURO nahe.

Nutzen von ECM/DMS-Lösungen für Unternehmen offensichtlich

Die Studienergebnisse lassen den Schluss zu, dass sich diese ECM/DMS-Investitionen im Mittelstand lohnen: Mittelständische Unternehmen mit Erfahrung hinsichtlich des Einsatzes von ECM/DMS-Lösungen (1/3 aller befragten Unternehmen) bescheinigen ihren ECM/DMS-Lösungen einen großen Beitrag zur Effizienzsteigerung und Kostenersparnis. Darüber hinaus steigert der Einsatz von ECM/DMS-Lösungen die Rechts- und Datensicherheit im Zusammenhang mit der Dokumentenverarbeitung deutlich.

Die Studie zeigt jedoch auch, dass sich das Thema ECM/DMS im Mittelstand etwas anders darstellt als z.B. bei größeren Unternehmen: So sorgen die vielen im ECM-Kontext von Anbietern und Beratern gerne verwendeten englischen Fachbegriffe im Mittelstand für Unverständnis und Verwirrung. Die Tatsache, dass der Schlüsselbegriff „Enterprise Content Management“ gerade einmal von ca. 20% der Mittelständler gut erläutert werden kann spricht diesbezüglich sicherlich Bände! Das bedeutet schlichtweg, dass 80 Prozent des Mittelstands einen guten Teil der Marktkommunikation der ECM-Anbieter nicht oder nur sehr eingeschränkt verstehen bzw. einordnen können.

Abseits der Begriffsverwirrung interpretiert der Mittelstand das Thema „Enterprise Content Management“ insgesamt eher bodenständig und pragmatisch. Im Vordergrund stehen „Archivierung“ und klassisches „Dokumentenmanagement“ während weitergehende Ansätze wie das Workflow Management oder Collaboration doch eher abwartend betrachtet werden.

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