Änderungen bei der Reisekostenabrechnung für Selbständige: das ist neu 2016

Welche Reisekosten ein Selbstständiger geltend machen kann

Veröffentlicht: 09.01.2017

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Jeder Unternehmer, Freiberufler oder Selbstständige kann seine Reisekosten, die bei Ausführung der selbstständigen Tätigkeit anfallen, bei seiner Steuererklärung absetzen. Allerdings ändern sich zu Beginn eines Jahres oftmals die rechtlichen Grundlagen und daher sollte sich jeder darüber informieren, welche Änderungen vorgenommen werden. Eine Reisekostenabrechnung setzt sich beispielsweise aus den Fahrten mit dem eigenen PKW, mit dem Firmenwagen oder auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln und Flugreisen, sowie auch Übernachtungskosten und dem Aufwand für die Verpflegung zusammen. Auch Nebenkosten können dabei mit in die Reisekostenabrechnung fallen. Wichtige Änderungen, die Selbstständige für das Jahr 2016 erwartet haben wir hier zusammengetragen.

Das hat sich 2016 geändert

Bereits zum 1. Januar 2014 wurden unzählige Änderungen bezüglich der Reisekostenabrechnung vorgenommen. Diese stehen allerdings auf dem Prüfstand, da die unterschiedlichen Vorschriften in der Praxis zu Schwierigkeiten führen. Das Bundesfinanzministerium hat nun bereits einige Bereiche geklärt und die Sachbezugswerte erhöht. Ebenso wurden die Verpflegungspauschale sowie die Reisekosten verändert. Auch im Jahr 2016 gibt es keine regelmäßige Arbeitsstätte mehr, sondern den Begriff „erste Tätigkeitsstätte“. Das heißt, dass dies der Ort ist, an dem sich der Unternehmer bei einer 5-Tage-Woche mindestens 2 Tage, also ein Drittel, aufhält. Die Fahrten wiederum, die er von der Wohnung zu dieser ersten Tätigkeitsstätte unternimmt, kann er somit mit 0,30 Euro pro Kilometer geltend machen. Diese Kilometerpauschale (hier gibt es eine gute Erklärung zur Kilometerpauschale bei Reisekosten) gilt übrigens nicht nur für den einfachen Weg, sondern kann für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer zwischen der Wohnung und der 1. Tätigkeitsstätte angesetzt werden. Das sollte man bei der Reisekostenabrechnung ebenfalls wissen:

• Die Übernachtungskosten: Auch Übernachtungskosten können weiterhin uneingeschränkt und in voller Höhe geltend gemacht werden. Dabei sind selbstverständlich alle Kosten der Übernachtungen mit Belegen nachzuweisen. Vorsicht bei einer Hotelrechnung inklusive Frühstück. Hier muss ein Betrag von 4,80 Euro (für das Frühstück) abgerechnet werden.
• Sachbezugswerte: Die Sachbezugswerte erhöhen sich im Jahr 2016, monatlich auf 236 Euro und kalendertäglich auf 7,87 Euro. Sachbezugswerte sind beispielsweise die Unterkunft, die ein Unternehmen dem Monteur stellt. Dabei werden diese „Löhne“ zwar nicht als Geldleistung ausgezahlt, müssen aber zum beitragspflichtigen Einkommen gezählt werden.
• Privaturlaub kombiniert mit Geschäftsreise: Natürlich können Geschäftskosten, auch wenn sie in Verbindung mit einem Privaturlaub gemacht werden, abgezogen werden. Allerdings gibt es hierbei einiges zu beachten.

BEISPIEL: Ein Unternehmer geht vier Tage auf Geschäftsreise. Drei Tage nutzt er geschäftlich und am vierten Tag macht er noch einen Tag Urlaub. Somit werden von den Reisekosten 25 Prozent abgezogen, da diese dem privaten Vergnügen galten. Wichtig dabei ist vor allem aber, dass für die Zeit, in der der Unternehmer geschäftlich reist, zahlreiche Belege gesammelt werden, um die Geschäftsreise auch wirklich nachweisen zu können. So kann beim Finanzamt leichter nachgewiesen werden, wie hoch der geschäftliche Anteil wirklich war.

Reisekostenabrechnung Pauschalen

Alle Kosten, die anfallen, wenn sich der Selbstständige nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte aufhält und die zu einer Geschäftsreise gehören oder auch für die Arbeit außerhalb notwendig sind, werden in einer Pauschale erstattet. Wird allerdings Essen gestellt, muss dieses prozentual von der Pauschale abgezogen werden. Dabei ist jedoch immer die Dauer der Abwesenheit von zu Hause maßgeblich, da hiernach die Pauschale berechnet wird.
Im Inland hat die Verpflegungspauschale 2016 folgende Höhe:
• An- und Abreisetag: 12 Euro
• Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden: 12 Euro
• Abwesenheit 24 Stunden: 24 Euro

Die Verpflegungspauschale im Ausland kann hier eingesehen werden.

Das Bundesfinanzministerium nahm bereits im Mai 2015 zu „Snacks und deren Anrechnung auf die Verpflegungspauschale“ Stellung. Dabei ist es unabhängig, welche Größe die gestellte Mahlzeit hat. Lediglich die Uhrzeit des gereichten Snacks ist dabei maßgeblich. Wird der Snack zum Essen gereicht, muss er zwingend angerechnet werden. Für das Frühstück werden hierbei 20 Prozent abgezogen und für das Mittag- und Abendessen sogar 40 Prozent.
Wer sich also Geld vom Staat wiederholen möchte, sollte unbedingt auf die Neuerungen achten. Denn nur so verschenkt ein Unternehmer kein Geld und kann somit seine Kosten minimieren. Wer dabei keinen Steuerberater hinzuziehen möchte, sollte sich allerdings überlegen, ob ein spezielles Programm für die Reisekostenabrechnung nicht ideal wäre, um die Arbeit zu erleichtern. Aber vielleicht gibt es auch jemand in der Familie, der sich mit Reisekostenabrechnungen bestens auskennt.

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